PO adalah singkatan dari Purchase Order, bisa juga Pre Orde dan Pay Out. Apa itu Purchase Order ? Menurut Jurnal Enterpreuner, Purchase Order (PO) adalah dokumen yang dibuat oleh pembeli untuk menunjukkan barang yang ingin mereka beli dari penjual.
Purchase order juga merupakan kontrak yang membentuk kesepakatan antara pembeli dan penjual mengenai barang yang ingin dibeli pembeli. Berlainan dengan invoice yang dibikin oleh penjual lalu dikirim ke pembeli, Purchase Order (PO) berasal dari pembeli dan dikirim ke penjual.
Terkadang suka disalahpahami, padahal perbedaan Purchase Order dan Invoice sangat sederhana. Purchase order dibuat oleh pembeli yang fungsinya untuk mencatat informasi barang yang akan dibeli, berikut detail lainnya.
Sdangkan faktur adalah faktur rinci dari penjual, melanjutkan konfirmasi stok dan rincian harga akhir barang. Intinya, Purchase Order dibuat oleh pembeli, sedangkan faktur dibuat oleh penjual. Meski begitu, penggunaan Purchase Order jarang kita jumpai di Toko Online. Biasanya hanya perusahaan yang mau membeli barang dalam jumlah banyak.
Aspek dalam PO (Purchase Order)
Selain informasi yang menunjukkan detail perusahaan yang terlibat dan tanggal pemesanan, purchase order juga memuat detail penting tentang barang yang akan dibeli oleh pembeli diantaranya nama produk, jumlah barang yang dibeli, harga, dan juga persyaratan tambahan untuk penjualan seperti diskon.
Purchase order adalah surat permintaan barang dengan kuantitas dan harga yang dicantumkan oleh pembeli.
Apa Yang Terjadi Setelah PO (Purchase Order) Dikirim?
Setelah pesanan pembelian dibuat dan dikirim ke penjual, penjual kemudian memutuskan apakah akan menerima kontrak atau tidak. Jika pesanan pembelian diterima, penjual telah setuju untuk menjual produk dan jumlah yang tercantum pada harga yang ditentukan oleh pembeli. Penjual kemudian menerbitkan faktur (faktur) kepada pembeli berdasarkan pesanan pembelian.
Misalnya, perusahaan instalasi listrik perlu membeli bahan baru dari pemasok untuk membuat produk mereka. Perusahaan kemudian membuat pesanan pembelian untuk dikirimkan ke pemasok tempat mereka ingin memesan bahan.
Pemasok setuju untuk memenuhi pesanan pembelian dan mengirim bahan ke perusahaan instalasi listrik dan faktur. Ketika perusahaan instalasi menerima barang dan faktur, mereka membandingkannya dengan pesanan pembelian yang mereka kirimkan. Jika dokumen dan item sesuai, perusahaan akan membayar tagihannya.
Fungsi PO (Purchase Order)
Meskipun kelihatannta agak sulit dalam mengorder barang dari suplayer dengan memakai purchase order, namun purchase order dengan PO akan memberikan rasa aman dari penipuan tambahan dan mengamankan ketersediaan bahan dengan harga yang diinginkan.
Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam melakukan purchase order:
- Sebagai pelanggan, sertakan identitas perusahaan yang jelas dalam pesanan pembelian.
- Cantumkan secara lengpak apa yang akan Sobat order, misalnya merek, nama produk, jumlah barang, dan informasi lainnya.
- Sebutkan dengan jelas produsen atau pemasok yang Anda pilih.
- Sebutkan media sebagai tempat untuk mengiklankan produk yang ditawarkan (bila perlu).
- Sebutkan bentuk dan jumlah pesanan secara detail, jika perlu buat daftar di tabel untuk memudahkan pencarian dan servis.
- Sebutkan metode pengiriman, waktu pengiriman, metode pembayaran, dan juga metode pengiriman yang Anda inginkan.
- Cantumkan nomor PO (pesanan pembelian). Angka ini sangat penting untuk ditelusuri jika ada kesalahan atau masalah.
Selain singkatan dari Purchase Order, ada singkatan lain dari PO dalam bisnis online yakni singkatan dari Pre-order. Arti Pre order secara bahasa adalah memesan terlebih dahulu.
Di sini sistem jual beli dilakukan oleh pembeli yang memesan terlebih dahulu dengan memberikan uang muka. Apabila uang muka sudah dibayarkan, maka barulah penjual memproses permintaan tersebut.
Menurut Info Peluang Usaha, biasanya produk yang menggunakan sistem penjualan seperti ini seperti barang pesanan dari luar negeri, atau juga barang yang dibuat sesuai permintaan atau custom. Penjual akan menjelaskan jika ada barang yang ditawarkan dengan sistem Pre Order, dan siapa pun konsumennya dapat mengikuti daftar pesanan.
Biasanya dalam sistem PO ini diberlakukan beberapa ketentuan, selain wajib membayar DP dimuka, ada juga perjanjian pelunasan, serta tenggat waktu pemesanan. Kenapa harus pre-order? Berikut adalah beberapa keunggulan Pre-Order menurut Leskompi :
- Dengan Pre-Order anda tidak akan pernah kehabisan barang
- Penjual akan memprioritaskan pengiriman barang kepada seseorang yang telah melakukan pre-order
- Terkadang harganya lebih murah
- Terkadang kita bisa mendapatkan bonus tertentu (Banyak ditemukan di produk yang baru dirilis)
Meski begitu, bagi seseorang yang sedikit tidak sabar, Pre-Order sepertinya belum cocok. Karena pengiriman barang bervariasi, bisa 1 minggu sampai bulan.
Biasanya dalam PO ini ada istilah turunan yakni Open PO dan Close PO. Open Order atau Open PO artinya bahwa penjualan dengan sistem PO akan dimulai, sedangkan Close PO artinya bahwa penjualan dengan sistem PO akan segera ditutup.
Selanjutnya ada juga istilah PO yang merupakan singkatan dari Pay Out, yang biasanya terdapat pada bidang bisnis online seperti program periklanan, afiliasi dan sejenisnya. Pengertian PO disini juga bisa diartikan sebagai pencairan dana komisi yang diterima peserta dari penyelenggara program.
Demikianlah beberapa pengertian atau singkatan dari PO. Semoga bermanfaat untuk kita semua.
